Assistant(e) de direction à 60% (GCS-ASO)
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A propos
Le Centre Hospitalier de Perpignan, 1er établissement public de santé du département est aussi le 1er employeur des Pyrénées-Orientales avec plus de 3500 agents. Il est l’établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) comprenant les CH de Prades – Narbonne - Port la Nouvelle – Lézignan-Corbières.
Idéalement situé dans un territoire transfrontalier où mer et montagne se conjuguent, sa localisation à Perpignan, capitale de la Catalogne Nord, rend notre établissement attractif pour ses atouts géographiques, patrimoniaux, culturels et l’art de vivre méditerranéen.
A ce positionnement territorial, s'ajoute les compétences et expertises de notre établissement pour garantir à la population une offre de soins globale et organisée en 10 pôles de soins complétés par un plateau technique hautement performant.
Votre mission
Le GCS « Achats en santé d’Occitanie » est une structure de mission, d'impulsion et de coordination, de support et d'appui à l'activité de ses membres dans les domaines relevant des achats en santé. Il a pour objet d’agir pour les établissements sanitaires et médico-sociaux qui le composent, afin d’organiser les achats, les approvisionnements et les coopérations à caractère logistique dans une démarche coordonnée et concertée, dans le respect des règles de la commande publique.
MISSIONS PRINCIPALES
L’assistant(e) de direction sera directement rattaché(e) à la Direction et participera activement à la coordination et au bon fonctionnement des activités du GCS.
1. Gestion administrative et organisationnelle
• Rédaction, mise en forme et diffusion des courriers, comptes rendus, rapports et présentations.
• Gestion de l’agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunion, événements, déplacements professionnels, suivi des échéances et priorités.
• Traitement des appels téléphoniques, courriers et emails.
• Classement et archivage des documents administratifs et contractuels du GCS
• Assister la Direction dans l’organisation du travail , la préparation des instances ( assemblée générale, dialogue de gestion … )
• Assister la Direction sur la communication du GCS ( Newsletter, Site Internet …)
• Assister la Direction sur la rédaction des rapports d’activité et autres reporting.
• Assister le GCS pour les adhésions et leur suivi, pour le lancement et le recouvrement des campagnes annuelles de cotisations des adhérents .
• Suivre les décisions prises et relancer les interlocuteurs concernés.
2. Organisation des instances et réunions
• Préparer et organiser les réunions des instances du GCS (assemblées générales, dialogue de gestion, Comité de Direction ) : envoi des convocations, diffusion des ordres du jour et des supports.
• Suivi des dossiers prioritaires et relances nécessaires.
• Interface entre la direction et les différents services internes ou partenaires externes.
3. Support à la coordination des projets
• Assister la direction dans le suivi des projets transversaux (mise en œuvre de partenariats, mutualisation des services, développement de nouvelles activités).
• Consolider et synthétiser les informations issues des différents établissements partenaires.
• Contribuer à l’élaboration des tableaux de bord et rapports de suivi d’activité.
4. Assistance logistique et gestion des déplacements
• Organiser les déplacements professionnels de la direction (transport, hébergement).
• Préparer et suivre les notes de frais.
5. Communication interne et externe
• Participer à la mise en œuvre de la communication du GCS : diffusion d’informations aux partenaires, mise à jour des supports de communication.
• Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des partenaires externes et des membres internes du groupement.
Le profil idéal
Compétences techniques :
• Solides compétences en gestion administrative et organisationnelle.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel (Tableaux Croisés Dynamiques-Graphiques Croisés Dynamiques), PowerPoint, Outlook, CANVA).
• Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques.
• Connaissance des structures du secteur de la santé (hôpitaux, cliniques, ARS) et des fonctionnements des GCS (un atout).
Qualités personnelles :
• Sens de l’organisation, rigueur et gestion des priorités.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations sensibles.
• Qualités relationnelles, capacité d’écoute et diplomatie.
• Proactivité et capacité d’adaptation dans un environnement dynamique et exigeant.
• Organisation et rigueur.
• Excellentes qualités relationnelles et esprit d’équipe.
• Capacité d’adaptation et gestion des priorités.
Formation et expérience :
• Bac + 3 en assistanat de direction ou équivalent.
• Expérience significative dans un poste similaire (souhaitée ou exigée selon le niveau).
• Des compétences en Droit de la Santé seraient un plus et/ou dans le domaine des achats publics.
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