Gestionnaire des Affaires Médicales (AA DAM)

CARACTÉRISTIQUES DE L’ACTIVITE

Accueil, orientation, conseil et information au personnel médical de l'établissement Gestion administrative des dossiers ;

Gestion et traitement des données et informations ; Rédaction de courriers relatifs à son domaine d'activité ;

Renseignement et suivi au fil de l'eau de bases de données, tableaux de bord et autres tableaux de suivi.

ORGANISATION DU TRAVAIL

Quotité hebdomadaire : 36 heures ;

Horaire journalier : 8h30-16h12 ou 9h00-16h42 ou 9h18-17h00 par roulement ;

Congés : 25 jours de CA, plus 2 jours « hors saison » et 1 jour de « fractionnement » si droits ouverts ;

Nombre de RTT : 5 jours (déduction faite de la journée de solidarité) ; Travail en trinôme avec les autres gestionnaires du service.

MISSIONS ET FONCTIONS PRINCIPALES

Carrières

Création et mise à jour des dossiers administratifs sur les applications informatiques de paye et de gestion du temps de travail (AGIRH et e-GTT médical) ;

Rédaction et édition des décisions et contrats de travail ; Changement d’échelon, de statut, de grade et de quotité temps ; Gestion de l’activité libérale et de l’activité d’intérêt général ;

Réalisation de certificats administratifs, de relevés de carrière, d’attestation de salaire ; Gestion des dossiers retraite et réalisation de relevés IRCANTEC.

Présentéisme – Absentéisme

Instruction et suivi des dossiers de maladie, longue maladie, longue durée, accident du travail, temps partiel thérapeutique etc ;

Suivi des indemnités journalières versées par la CPAM ; Enregistrement des absences exceptionnelles ;

Assurer la gestion des Comptes Epargne Temps ;

Vérification     des      congés      annuels      et      RTT     et      calcul      d’indemnités. Réalisation d’ordre de mission et remboursement des frais.

 Paie

Rapprochement des plannings e-GTT médical avec les éléments de paie ;

Saisie des éléments variables de paie et vérification des bulletins de salaire (PH7) ;

Suivi et vérification de la paie dans le respect des procédures applicables et des délais impartis ;

Mise à jour des tableaux de suivi de paie ;

Transmission des justificatifs dans la cadre du contrôle interne.

Permanence Des Soins (PDS) et Temps de Travail Additionnel (TTA)

Vérification des plannings médicaux (prévisionnel et valorisé) ; Analyse des déplacements dans le cadre de l’astreinte ; Validation mensuelle des données avant transmission en paie ; Pointage du temps de travail additionnel ;

Analyse des requêtes et actions à mener en fonction des anomalies constatées ; Assure la maintenance de premier niveau du logiciel e-GTT médical.

Junior

Gestion   administrative   des   internes,   faisant-fonction   d’interne,   stagiaire   associé, étudiants et stagiaires bénévoles ;

Constitution du dossier administratif et enregistrement en paye ; Paiement des gardes et suivi du temps de travail ;

Demande d’autorisation de travail auprès de la DIRECCTE et suivi actif des titres de séjour ;

Elaboration des conventions de coopération et d’accueil, contrats de travail et attestations diverses ;

Alimentation de la CVthèque.

Tâches annexes

Accueil physique et téléphonique ;

Gestion du courrier et de la boîte mail générique du service ; Tâches de secrétariat (gestion d’agendas) ;

Classement et archivage ;

En charge de l’économat du service.

Des missions transversales pourront être confiées en collaboration avec les deux autres gestionnaires du service.

En cas d’absence ou de surcroît d’activité sur les autres postes du service (postes identiques avec une répartition de pôle différente), la gestionnaire est tenue d’assurer les activités prioritaires définies par les adjointes des cadres du service.

LIAISONS FONCTIONNELLES

En interne :

-       le corps médical ;

-       les secrétariats médicaux ;

-       la Direction des Ressources Humaines et Organisations ;

-       le Département de l’Information Médicale ;

-       le service informatique ;

-       le service communication.

En externe :

-       L’assurance Maladie ;

-       Le CNG ;

-       L’ARS ;

-       Le service de la main d’œuvre étrangère.